Nikto nevie oceniť ERP projekt z e-mailu. Nie je to predajná taktika, je to aritmetika: rovnaký počet zamestnancov môže znamenať štyri procesy alebo štyridsať. Napriek tomu cena nie je záhada. Stojí na hŕstke faktorov, a keď ich poznáte, viete ich riadiť.
Faktor jeden: koľko procesov ide do systému
Každý proces, ktorý vstúpi do systému, treba pochopiť, nastaviť, otestovať a naučiť. Predaj a fakturácia sú malá množina. Pridajte sklad a pribudne príjem, zaskladnenie, vychystávanie, balenie, vratky a opravy zásob. Pridajte výrobu a pribudnú kusovníky, postupy, pracovné príkazy a zmätky. Prácnosť ženie počet procesov, nie počet hláv.
Faktor dva: koľko starých dát musí ísť so sebou
Tovary, partneri, otvorené objednávky a stavy zásob sú minimum. Drahá je história. Tri roky účtovnej histórie v cudzom formáte sú samostatný projekt. Vo väčšine prípadov je rozumná odpoveď preniesť otvorené položky a zostatky a starý systém nechať istý čas čitateľný. Toto jediné rozhodnutie ušetrí často viac než akékoľvek zjednávanie o dennej sadzbe.
Faktor tri: koľko cudzích systémov sa pripája
Každé rozhranie je malý produkt: dátový model na oboch stranách, ošetrenie chýb, opakovania, záznam a človek, ktorý sa dozvie, keď niečo zlyhá. Jedno napojenie na e-shop je zvládnuteľné. E-shop, platobná brána, prepravca a fiskálne zariadenie v troch krajinách sú iný rád veličiny.
Faktor štyri: aký špecifický váš biznis naozaj je
Väčšina firiem je v osemdesiatich percentách toho, čo robí, štandardná a vo zvyšku naozaj nezvyčajná. Nezvyčajná časť je miesto pre prácu na mieru a je to zároveň časť, ktorou zarábate. Dobrý partner vás všade inde tlačí do štandardu práve preto, aby rozpočet ostal tam, kde na ňom záleží.
Ako vyzerá typický rozsah
Ohraničený modul, napríklad rozšírenie kalkulácie alebo rozhranie, je otázka týždňov. Kompletný systém pre firmu so skladom a výrobou trvá niekoľko mesiacov a dodáva sa v rezoch, ktoré nabiehajú jednotlivo. Kto vám sľubuje celé ERP za tri týždne, predáva šablónu alebo sa málo pýtal.
Ako stlačiť cenu bez zničenia projektu
- Zmenšite rozsah, nie kvalitu. Dva procesy poriadne sú lepšie ako šesť polovične.
- Rozhodujte rýchlo. Čakanie na rozhodnutie je najdrahšia činnosť v každom projekte.
- Určte na svojej strane jedného človeka, ktorý smie povedať áno. Komisia zdvojnásobí kalendár.
- Nemigrujte históriu, ktorú nikdy neotvoríte.
- Testujte skoro, s vlastnými ľuďmi a na vlastných dátach.
Čo má byť v ponuke
Žiadajte rozsah rozdelený do rezov, s cenou za rez a definíciou, čo pre daný rez znamená spustenie. Pýtajte sa, čo sa stane, keď sa rez natiahne, a kto to znáša. Pýtajte sa na prevádzkové náklady po spustení: hosting, zálohy, aktualizácie, hodiny podpory. Ponuka, ktorá ukazuje len konečnú sumu, riziko skrýva namiesto toho, aby ho riadila.
Môj vlastný postup je jednoduchý: po prvom rozhovore dostanete rozpätie a to rozpätie zahŕňa aj horný koniec. Po spoločnom zmapovaní procesov dostanete pevné číslo na prvé rezy. Ak zmapovanie ukáže, že projekt nedáva zmysel, poviem aj to. Projekt, ktorý nemal vzniknúť, je zo všetkých najdrahší.